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De la prevención a la acción: Reducción de fraudes internos y externos en las organizaciones

Trabajar para lograr la reducción de fraudes en una empresa requiere de una estrategia. A diario, surgen amenazas, cuyas consecuencias son devastadoras, pues atentan contra la imagen, la reputación, las finanzas y por ende, las operaciones. En estos delitos, muchas veces se ven implicados trabajadores y personas allegadas, así como terceros que se valen de artimañas para lucro personal.

Las estadísticas no fallan al demostrar que son los trabajadores el eslabón más débil de una empresa. En la mayoría de los casos, son los responsables de las pérdidas y se valen de subterfugios para lograr su cometido. Por lo tanto, es inminente que las compañías mantengan renovadas sus líneas de defensa.

Desde luego, son muchos los tipos de fraude. Los más comunes tienen que ver con el desvío de fondos, vinculado a las irregularidades financieras y por supuesto, a la corrupción. La malversación de activos ocurre con la sustracción de efectivo, a través de operaciones ficticias.

También involucra el robo de otros bienes, mientras que la corrupción apela a influencias e intereses personales a la hora de efectuar transacciones. Evidentemente, en estas prácticas, hay conflictos de intereses. Son comunes los sobornos, además de la extorsión. Por otro lado, quienes alteran los estados financieros, suelen omitir o falsificar los datos que presentan en los informes corporativos.

La prevención del fraude financiero es un proceso continuo que requiere la colaboración de todos.

Reducción de fraudes: desmontando la amenaza

Un plan estratégico para combatir los fraudes, le permitirá blindar la seguridad de su negocio. Ante todo, manténgase alerta al comportamiento del personal. Tómese un tiempo para conocer a cada trabajador y dedíquese a cultivar el compromiso y la responsabilidad, motivando hacia el mérito y la confiabilidad.

Desarrollar una cultura de ética y transparencia

Una cultura organizacional sólida que promueva la ética y la transparencia, es fundamental para prevenir los fraudes internos. Es vital establecer y comunicar claramente los valores y principios de la empresa, así como las consecuencias del fraude.

Fomentar un ambiente donde los empleados se sientan seguros al denunciar actividades sospechosas, es crucial para detectar y abordar cualquier irregularidad a tiempo.

Verificar antecedentes rigurosamente

Al contratar personal o colaboradores, es esencial llevar a cabo exhaustivas verificaciones de antecedentes y referencias, para identificar posibles riesgos. La diligencia debida, en el proceso de selección, ayudará a evitar el ingreso de personas con historial penal o conductas fraudulentas.

Si hay conciencia sobre la toma de decisiones y la aplicación de medidas antifraude, internamente alguien tendrá en mente las consecuencias, antes de actuar. La lucha contra el fraude será efectiva, en la medida que haya sentido de pertenencia.

Está más que comprobado que un fraude corporativo puede ocurrir –entre tantas cosas-por descontento con la empresa. Entonces, se abre la brecha de la oportunidad, cuando se identifican las vulnerabilidades, seguido del sentido de atracción. Al obtener un beneficio potencial, se consiguen los medios para ejecutar la estafa.

Establecer controles internos efectivos

Implementar sistemas de control interno sólidos, es una medida preventiva clave contra el fraude. Esto incluye separar y definir funciones (disgregación), donde las tareas críticas se asignan a diferentes empleados para reducir las acciones en complot.

Asimismo, la revisión periódica de procesos, la autorización adecuada de transacciones y el uso de tecnología para detectar anomalías, son prácticas efectivas a la hora de minimizar riesgos internos. Preservar la integridad del registro contable debe ser prioridad. Asegúrese de llevar control de documentos, de modo que todo tenga la debida autorización.

Actualizar al personal en detección de fraudes

La formación sobre la detección de fraudes es importante para que los empleados estén alertas ante cualquier actividad sospechosa. Alentarlos a reportar cualquier irregularidad o comportamiento inusual, es la clave para prevenir un fraude a tiempo y evitar mayores daños.

Para evitar irregularidades, es fundamental implementar una serie de medidas preventivas y de control.

Invertir en tecnología avanzada de seguridad

Los sistemas de vigilancia con inteligencia artificial y análisis de datos, son herramientas valiosas para detectar patrones de fraude y comportamientos sospechosos, tanto interna como externamente. La tecnología de punta proporciona vigilancia constante y genera alertas tempranas frente a posibles amenazas.

Sostener alianzas con expertos en resguardo

Contar con la asesoría de expertos y consultores en seguridad privada, ofrece a las organizaciones una perspectiva objetiva y una evaluación de riesgos más completa. Estos profesionales ayudan a diseñar e implementar estrategias específicas –como las auditorías, por ejemplo- para reducir las vulnerabilidades y fortalecer la protección contra fraudes.

Al conformar comités, es más fácil habilitar mecanismos de denuncias que sean anónimos.  Aunado a ello, la investigación interna, junto a sólidos procesos de rendición de cuentas, serán efectivos, a cargo del equipo directivo.

Fraudes externos

Ahora bien, en lo que respecta al fraude externo, es conveniente seguir de cerca una matriz de riesgos. Esta involucra tanto a los proveedores como el lanzamiento de nuevos productos y servicios al mercado. Inclusive, debe analizar tendencias en la industria, fluctuaciones económicas, marco legal y necesidades del consumidor.

Accionar estratégico

La reducción de fraudes internos y externos es una tarea crítica. La colaboración y el compromiso continuo de mantener la seguridad como una prioridad estratégica, son pasos esenciales para proteger activos y la reputación de la organización de forma sostenible.

En efecto, los estudios reflejan que de 10 compañías, tan solo un poco más de la mitad (60%) descubrió el fraude con control interno. Sin embargo, no todas toman las acciones pertinentes, debido a la complejidad de las operaciones.  Por lo tanto, el monitoreo es crucial, a fin de detectar áreas vulnerables y aplicar correctivos pertinentes.

En este sentido, la política de resguardo estaría orientada hacia la implementación de un ambiente seguro, con base en la evaluación de riesgos. Seguidamente, se fortalecen los sistemas y canales de comunicación e información –apegados al protocolo-, con énfasis en la vigilancia.

La meta es detectar las conductas sospechosas a tiempo, antes de que se produzcan grandes pérdidas. El abordaje integral permitirá consolidar la cultura de cambio, en aras de preservar la imagen y la identidad corporativa.

Vigilancia privada

Para conocer más sobre nuestra propuesta de servicios y el alcance operativo de Sertocon24, te invitamos a ver el siguiente video.

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Reducción de fraudes
Roy Briceño

Roy Briceño

Asesor Corporativo de Seguridad
CEO y Co-fundador | @sertocon24

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